Formularze oraz instrukcje, a także pliki pomocnicze (np. ułatwiające odszukanie numeru kwadratu), można pobrać ze strony Atlasu:
http://wao.amu.edu.pl/pliki.html
Jest to preferowana forma uzyskiwania formularzy (i wymiany informacji z koordynatorami), lecz w wyjątkowych i uzasadnionych sytuacjach można też uzyskać wszelkie materiały zwykłą pocztą.
Począwszy od roku 2006, aby uprościć wprowadzanie danych, zrezygnowaliśmy z formularza obserwacji pojedynczych. Obecnie wszystkie obserwacje, ze wszystkich kwadratów, wpisujemy w jednym pliku, podając w pierwszym wierszu arkusza numer kwadratu, a w drugim łączną liczbę godzin spędzonych na aktywnym wyszukiwaniu gatunków. Bardzo proszę wypełniać tylko zielone pola i nie kasować niczego. Obserwatorzy, którzy przystępują do projektu w tym roku i nie przysłali jeszcze swoich danych osobowych,wypełniają dodatkowo "Formularz obserwatora". Trzy pola są tu niezbędne: imię, nazwisko i liczba lat obserwacji ptaków. Proszę o wypełnianie pozostałych pól także, ponieważ ułatwia to kontakt z obserwatorem, w razie zaistnienia takowej potrzeby. Dane osobowe w bazie WAO nie tylko umożliwiają kontakt z obserwatorem, ale także posłużą do oceny stopnia zbadania kwadratu. Nawet jeżeli nie kontrolowano całego kwadratu, obserwacje przypadkowe (np. ptaki widziane z samochodu lub pociągu) są również bardzo cenne, niezależnie od rzadkości stwierdzonego gatunku. Jednym słowem, notujemy i przysyłamy informacje o wszystkich ptakach lęgowych stwierdzonych w dowolnym miejscu i czasie. Oczywiście, warunkiem użyteczności wszelkich obserwacji jest odnotowanie położenia, czyli numeru kwadratu lub współrzędnych. Każdy arkusz zawiera zakładkę Uwagi, przeznaczoną do wpisywania dowolnych dodatkowych informacji (daty kontroli, komentarze, interesujące obserwacje, opisy środowiska, itp.). Powinny znaleźć się tu informacje o metodyce kontroli, jeżeli nie była standardowa. Stosując np. stymulację głosową należy koniecznie odnotować ten fakt i podać, jakie gatunki były tą metodą wykrywane. Jeżeli obserwator skupiał się w trakcie badań tylko na określonym gatunku lub jakiejś grupie gatunków (np. dziuplaki, drapieżniki, sowy), również należy ten fakt odnotować. Podobnie, jeżeli kontrolował wyłącznie pewien wycinek kwadratu, bądź tylko wybrany typ środowiska. Nie sposób wymienić wszystkich okoliczności, które wpływają na wykrywalność poszczególnych gatunków ptaków. Każdy obserwator musi mieć świadomość, że podana przez niego lista gatunków lęgowych zależy od przyjętej metodyki kontroli. Wszystkie informacje mające wpływ na obraz awifauny stwierdzony w danym kwadracie powinny zatem zostać odnotowane w Uwagach.
Każdy obserwator przysyła jeden plik z danymi ze wszystkich kontrolowanych w danym sezonie kwadratów. Nazwa pliku jest dowolna, chociaż dla pewności, powinna zawierać imię i nazwisko (np. Albin_Kolano_2007.zip). Przesyłanie załączników spakowanych w formacie *.zip lub *.rar jest wskazane, m.in. ze względu na bezpieczeństwo.
Dane przesyłamy na adres: zbiep@amu.edu.pl.
Po otrzymaniu danych zawsze wysyłamy potwierdzenie. Jeżeli ktoś nie otrzymał potwierdzenia przez dłuższy czas, to oznacza, że dane nie dotarły. Proszę w takich sytuacjach o ponowny kontakt. Osoby, które nie posługują się pocztą elektroniczną lub nie mają konta mogą uzyskać formularze i dostarczać dane w formie bardziej tradycyjnej, czyli celulozowej. Prosimy jednak nie nadużywać tej możliwości, gdyż przeładowanie papierem doprowadziło już niejeden program ornitologiczny do permanentnego bezwładu.
Adres kontaktowy dla celulozowców:
Zakład Biologii i Ekologii Ptaków UAM